Intern kontroll

Denna beskrivning av intern kontroll och riskhantering avlämnas av Nilörns styrelse och har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Nilörns internkontrollstruktur är uppbyggd utifrån COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) och bedömningarna görs inom områdena kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.

 

Kontrollmiljö

Målet med den interna kontrollen är att skapa en tydlig ansvarsstruktur och effektiv beslutsprocess. Styrelsen har fastställt ett antal grundläggande dokument av betydelse for den finansiella rapporteringen för att säkra en effektiv kontrollmiljö. I styrelsens arbetsordning och instruktioner för den verkställande direktören fastställs en roll- och ansvarsfördelning, som syftar till en effektiv hantering av verksamhetens risker. Det finns också ett antal grundläggande riktlinjer och policys, som har betydelse för den interna kontrollen. De grundläggande styrdokumenten är löpande föremål för översyn. Företagsledningen rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Företagsledningen ansvarar för det system av interna kontroller som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Cheferna på olika nivåer inom koncernen har definierade befogenheter och ansvar avseende den interna kontrollen.

 

Kontrollaktiviteter

Koncernens centrala stab är ansvarig for att implementera, vidareutveckla och upprätthålla koncernens kontrollrutiner samt att utföra internkontroll på affärskritiska frågor. Nilörngruppens controllerfunktion ansvarar for att den finansiella rapporteringen från varje enhet är korrekt, fullständig och i tid. Nilörn har infört ett kontrollsystem för att verifiera de olika processerna och säkerställa den finansiella rapporteringen. Kontrollerna avseende de olika processerna och riskmomenten bedöms genom självutvärdering, internrevision, interna styrelsemöten och via bolagets externa revisorer. Flertal processer är helt eller delvis centraliserade såsom design, inköp, logistik, finansiering, IT och koncernsammanställningar. Styrelsen får löpande ekonomiska rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens och de olika företagens ekonomiska situation.

 

Internkontroll

För att säkerställa den interna kontrollen finns såväl automatiserade kontroller i t ex IT-baserade system, som hanterar behörigheter och attesträtt, samt manuella kontroller i form av t ex avstämningar och inventeringar. Detaljerade ekonomiska analyser av resultatet samt uppföljning mot planer och prognoser kompletterar kontrollerna och ger en övergripande bekräftelse på rapporteringens kvalitet.

Koncernen utför regelbundna genomgångar av bolagens rutiner och redovisning vilket rapporteras till koncernledningen. Inga vd:ar får själva tillsätta eller avsätta ekonomichef och ekonomicheferna rapporterar direkt till ekonomi- och finanschef för koncernen. Koncernens risker beträffande den ekonomiska rapporteringen ligger i risken för att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets ställning och resultat. Bolagets redovisningsinstruktioner och manualer samt etablerade uppföljningsrutiner syftar till att minimera dessa risker.

 

Revisionsarbetet

Koncernen tillämpar internationella redovisningsstandarder, International Financial Reporting Standards (IFRS), vid upprättande av koncernens rapportering. Koncernens niomånadersrapport granskas översiktligt av bolagets revisor. Granskningen följer rekommendation utfärdad av FAR SRS. Revisionen av årsredovisningen, koncernredovisningen och bokföringen samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utförs enligt god revisionssed i Sverige.

 

Information och kommunikation

Nilörns väsentliga och styrande dokumentation i form av policys, riktlinjer och manualer, avseende den finansiella rapporteringen, kommuniceras framför allt via intranätet och koncernens ekonomihandbok.

För kommunikation med interna och externa parter finns en kommunikations- och IR-policy som anger riktlinjer för hur denna kommunikation bör ske. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.

 

Uppföljning

Nilörns affärsenheter är integrerade genom gemensamma affärs- och koncernrapporteringssystem samt gemensamma redovisningsinstruktioner. Koncernens centrala ekonomifunktion har också ett nära samarbete med dotterbolagscontroller avseende bokslut och rapportering. Nilörn har ingen separat internrevisionsfunktion. Däremot har Nilörn en definierad process för utvärdering och uppföljning av intern kontroll. Formen för uppföljning beslutas av styrelsen som också årligen utvärderar behovet av en särskild internrevisionsfunktion.